Was tatsächlich drinsteht
Das PDF-Format sieht ein Info-Wörterbuch und einen XMP-Block für beschreibende Angaben vor. Was ein Programm dort hineinschreibt, entscheidet das Programm — der Standard schreibt es nicht vor. In der Praxis finden sich regelmäßig:
- Autor — oft der Windows- oder macOS-Anmeldename, nicht der Name, den Sie im Impressum führen. „m.schneider-alt“ oder „Praktikant2“ sind reale Funde.
- Titel — bei aus Vorlagen erzeugten Dateien häufig der Titel der Vorlage. Ein Angebot, dessen Titel noch „Angebot Musterfirma final_v3“ lautet, ist eine unfreiwillige Auskunft.
- Ersteller und Produzent — welches Programm in welcher Version die Datei erzeugt hat.
- Erstellungs- und Änderungszeitpunkt — auf die Minute genau. Ein Angebot mit Änderungszeitpunkt 02:14 Uhr erzählt eine Geschichte, die Sie vielleicht nicht erzählen wollten.
- Stichwörter und Kommentare — bei Exporten aus Dokumentenmanagement-Systemen manchmal interne Ablagepfade oder Vorgangsnummern.
Sie sehen davon nichts, wenn Sie die Datei ansehen. In jedem PDF-Betrachter genügt aber ein Blick in die Dokumenteigenschaften — und jedes Auswertungswerkzeug liest die Angaben in Sekunden aus.
Wann das im Büro zum Problem wird
Vier Fälle kommen immer wieder vor:
- Angebote an mehrere Empfänger. Wenn dieselbe Vorlage für Kunde A und Kunde B verwendet wird und der Titel den Namen von Kunde A behält, steht der beim zweiten Empfänger in den Eigenschaften.
- Bewerbungen und Gutachten. Der Autorname verrät, wer die Datei tatsächlich geschrieben hat.
- Unterlagen an Behörden und Gerichte. Änderungszeitpunkte lassen sich mit behaupteten Abläufen vergleichen.
- Veröffentlichungen auf der eigenen Website. Alles, was in der Datei steht, ist damit öffentlich — dauerhaft und für jeden auslesbar.
Umgekehrt gibt es gute Gründe, Metadaten zu behalten: In der Archivierung sind Erstellungszeitpunkt und erzeugendes Programm Teil der Nachvollziehbarkeit, und PDF/A schreibt bestimmte Angaben sogar vor. Metadaten pauschal zu löschen ist deshalb keine Tugend — es ist eine Entscheidung, die zum Zweck der Datei passen muss.
Was Metadaten nicht sind
Ein häufiges Missverständnis: Metadaten zu entfernen macht eine Datei nicht anonym. Der eigentliche Inhalt bleibt, und dort steht meistens deutlich mehr — Briefkopf, Unterschrift, Aktenzeichen, Kundennummer. Auch eingebettete Bilder können eigene Aufnahmedaten samt Koordinaten enthalten, die im PDF-Info-Block gar nicht auftauchen.
Und wenn eine Stelle im sichtbaren Text nicht lesbar sein soll, ist das eine ganz andere Aufgabe: Schwärzen, das hält.
Nachsehen und entfernen
Was in Ihrer Datei steht, zeigt Ihnen der Prüfer auf der Startseite: Datei ablegen, und die hinterlegten Angaben stehen untereinander da — gelesen auf Ihrem Gerät, ohne Übertragung.
Zum Entfernen gibt es das Werkzeug Metadaten entfernen. Es schreibt die Info- und XMP-Felder leer und gibt die Datei zurück. Der Seiteninhalt bleibt unverändert.
Eine Grenze, die dazugehört: Das Entfernen betrifft die Dokumentangaben. Aufnahmedaten innerhalb eingebetteter Bilder werden dabei nicht angefasst. Wenn es darauf ankommt, ist der sichere Weg, die Bilder vor dem Einbetten zu bereinigen.